O cliente

A Alfa é uma empresa de Contabilidade fundada em 2009, que atende clientes de diversos segmentos, não só com a assessoria contábil, mas também trabalhista, previdenciária, fiscal e tributária, além de legalização societária e administração de condomínios.

Ela oferece seus serviços na forma de planos por assinatura, que variam de acordo com o porte da empresa e o escopo de serviços. Hoje, a contratação da maioria dos planos pode ser feita diretamente pelo site da Alfa, o que facilita o fluxo financeiro e atendimento da empresa.

O desafio

O escritório da Alfa começou com um setor financeiro reduzido, que realizava muitos processos de forma manual e demorada, via planilhas de planos e arquivos bancários.

O principal método de pagamento aceito pela empresa são os boletos. Quando estavam vinculados aos bancos, a equipe gastava muito tempo para emitir e conciliar os arquivos de remessa e retorno, o que demandava 3 a 10 dias de trabalho por mês só nessa função!

Além disso, a falta de automação das cobranças gerava erros que desestabilizavam o relacionamento com o cliente e o fluxo de caixa da empresa - e também havia problemas com o envio de holerites e recibos.

A Alfa estava aumentando sua carteira de clientes e precisava, com urgência, de uma solução digital que os ajudasse a tornar seu financeiro mais eficiente, ágil e escalável.

A solução

Foi através de um cliente da iugu que a Alfa Contabilidade viu como funcionava na prática a automação de cobranças. A empresa encontrou, então, o que buscava para facilitar todo seu fluxo de emissão, envio e conciliação de boletos, com toda a flexibilidade necessária.

Hoje, com as ferramentas de régua de cobrança e recorrência da iugu, a Alfa não precisa mais enviar manualmente cada boleto para seus 130 clientes - isso é automatizado pelo nosso sistema, em todo o ciclo de duração dos planos configurados.

Agora, o time financeiro utiliza cerca de apenas 1 hora por mês - redução de quase 100% do tempo anterior - para cuidar das cobranças, e sem preocupação com os antigos erros manuais.

Além disso, eles conseguiram uma vantagem inesperada: a régua de cobrança tem ajudado a antecipar alguns pagamentos, já que os clientes recebem o boleto digital alguns dias antes do vencimento e já optam por quitar imediatamente. Ponto para o financeiro!

Os benefícios

Resumindo nosso case de sucesso, a Alfa Contabilidade encontrou na iugu os recursos que precisava para otimizar 100% do seu financeiro. Os principais benefícios gerados pela solução foram:

Automação de cobranças: o sistema da iugu emite e envia por e-mail e DDA os boletos para os clientes da Alfa com toda praticidade;
Conciliação financeira facilitada: a empresa pôde eliminar os arquivos com os bancos e agora conta com a baixa automática de pagamentos recebidos através da iugu;
Planos: criação e configuração dos diferentes planos de serviços e todas as variáveis, como preço, prazo e duração da cobrança;
Integração via API com o sistema de gestão de honorários do escritório;
Eficiência: ganho de tempo e assertividade para o time financeiro - que foi de 10 dias para apenas 1 hora na gestão de mais de 130 boletos por mês;
Antecipação de pagamentos pela Régua de Cobrança iugu.

A opinião de quem usa

“Estávamos tendo muita dificuldade à medida que os clientes estavam aumentando. Então, precisávamos ter uma ferramenta que conseguisse ajudar na automação de cobrança. Hoje, a maioria dos nossos clientes estão dentro da plataforma iugu, o que gerou um ganho muito grande pra gente. Não foi só o tempo, você reduz o risco de mandar boleto errado a praticamente zero. Além de enviar as cobranças todas de uma única vez para todo cliente, tivemos ganhos na eficiência do processo.”

Everton Souza CEO da ALFA Contabilidade