Apesar de muito corriqueira, a tarefa de gerir cobranças não é tão simples quanto pode parecer. Para que seja bem-sucedida, exige um conjunto de técnicas que garantam a redução da inadimplência sem afetar negativamente a relação com o cliente. E isso não é algo muito simples, não é mesmo? Contudo, uma boa alternativa para abreviar esse caminho espinhoso é recorrer a estratégias inteligentes e práticas, como a régua de cobrança.

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Considerando as instabilidades econômicas atuais, é sempre bom poder contar com a ajuda de uma solução eficiente, já que a inadimplência alta sempre compromete o fluxo de caixa, o que acaba prejudicando o controle de contas a pagar e a projeção de receita. No fim, as contas não fecham e isso se converte em redução de lucros e aumento de custos.

Neste post, falaremos sobre a régua de cobrança e como você pode usá-la para ajudar a automatizar suas vendas, além de assegurar uma gestão de cobranças mais eficaz. Fique com a gente e aproveite a leitura!

O que é régua de cobrança?

Primeiramente, convém conceituar a régua de cobrança: Essa ferramenta de gestão financeira possibilita a verificação da progressão das notificações de cobrança da sua empresa de forma padronizada.

É, basicamente, um guia que orienta todas as etapas da cobrança, ou seja, determina a maneira e a frequência com que a sua organização cobrará os clientes. Isso pode ser realizado por meio de mapeamento dos títulos em aberto, por exemplo. Assim, as medidas pertinentes podem ser adotadas, de forma automatizada, para proporcionar o recebimento dos valores devidos.

E quais são as etapas do processo de cobrança?

Há algumas formas brandas de se fazer cobrança que consistem em:

Envio de lembretes antes do vencimento;
Notificação de pagamento não recebido por e-mail;
Envio da segunda via;
Notificações D+ 5, 10 ou 15 (dependendo do prazo que seu cliente tem para finalizar o pagamento antes do serviço ser suspenso).

Elas podem ser implementadas antes de se tornar necessário lançar mão de alguns expedientes mais contundentes e diretos.

Como funciona a régua de cobrança?

A régua de cobrança é estruturada para acompanhar uma timeline de ações destinadas à cobrança. E como usar a régua de cobrança? Isso pode ser feito desde a geração da fatura até o pagamento ou o cancelamento do serviço, dependendo da situação.

Seu funcionamento baseia-se em datas específicas, por exemplo: data inicial, data final e as comunicações feitas entre esses dois eventos, ou seja, lembretes de pagamento, aviso de inadimplências, envio de faturas.

É possível definir as formas de cobrar para determinado grupo de clientes, com abordagens mais brandas (como as que citamos acima). No entanto, para os clientes que passam um tempo maior inadimplentes, você pode optar por uma cobrança de maior intensidade, como ligações pontuais, suspensão de envio de produtos ou de serviços e protesto de título.

Com a régua de cobrança para cada perfil de contrato firmado com os diferentes clientes, levando em conta o histórico de adimplência, você pode aplicar critérios variados, considerando a gravidade de cada caso analisado.

De qualquer modo, a régua de cobrança é excelente para quem precisa notificar clientes sobre suas pendências que já venceram ou ainda vencerão. Sem falar nas empresas que lidam com receita recorrente e são as mais indicadas para a adoção desse sistema de cobrança.

Como um método de cobrança eficaz auxilia na redução da taxa de inadimplência?

Conscientizar uma parcela de clientes a efetuar seus pagamentos dentro do prazo pode ser um trabalho árduo em muitos casos. Por isso, a régua de cobrança é a melhor saída para ajustar os pagamentos, reduzindo ou até eliminando atrasos de acertos. Assim, entre as consequências positivas, podemos falar brevemente de algumas a seguir.

A cobrança é profissional

A automatização substitui a verificação manual pelos relatórios de inadimplência mais detalhados acerca dos débitos. Trata-se de um trabalho mais sistêmico e eficiente, uma vez que a ferramenta notifica os clientes formalmente, por meio do envio de mensagens padronizadas, que orientam os devedores a quitarem seus débitos e evitarem as penalizações decorrentes da ausência de pagamento.

Previne o esquecimento

Empresas com alto índice de inadimplência e uma equipe pequena para dar conta de todas as cobranças em tempo hábil é a situação mais comum que existe. E a tendência é que o volume de trabalho extrapole o controle dos colaboradores encarregados, gerando riscos de esquecer a cobrança de algum título.

A régua de cobrança envia alertas de forma automática, toda vez que um título atrasa e isso diminui as chances do não pagamento por esquecimento.

Facilita o recebimento

O trajeto da gestão de cobrança, quando traçado para reduzir a inadimplência, pode ser altamente benéfico para as empresas, tendo em vista as chances de uma resposta positiva por parte dos clientes. Ao enviar notificações automaticamente, isso pode servir de incentivo para a sua clientela quitar as dívidas mais prontamente e, assim, evitar maiores transtornos.

Régua de cobrança para diferentes formas de pagamento

Existem algumas réguas de cobrança específicas para diversos meios de pagamento. Elas podem ser feitas por boleto, por cartão de crédito, débito em conta e Pix. Para cada meio, pode ser preciso um tipo de comunicação diferente, e você pode personalizar isso na sua régua de cobrança.

Quais são as vantagens de utilizar uma régua de cobrança?

É importante adequar a régua de cobrança e personalizá-la para os variados tipos de negócio, considerando que o público de interesse se diferencia em cada segmento. Por isso, essa ferramenta pode apresentar resultados logo no início de sua execução, como os que descreveremos a seguir:

Automatização do sistema

Muitas vezes, a falta de pagamento se deve apenas por esquecimento, por inexperiência de algum funcionário novo ou por acúmulo de tarefas pelo responsável por essa operação e isso pode ser facilmente resolvido com a automatização.

Por isso, o sistema de gestão da régua de cobrança funciona de forma automatizada e isso é uma das grandes vantagens dessa ferramenta. É um recurso que elimina os processos de análise de pagamentos e cobranças diárias de forma manual e demorada.

Personalizar melhora a experiência do cliente

A princípio, ninguém diria que a automatização poderia surtir algum efeito positivo nas pessoas, mas é justamente o contrário. Quando o cliente recebe uma cobrança personalizada e automatizada, sua atenção para esse fato aumenta muito. Seja via e-mail ou SMS, trata-se de uma comunicação profissional, que desperta mais seriedade. Além disso, se a cobrança estiver levando a mensagem sob medida, aumenta o índice de sucesso na cobrança de inadimplentes.

Eliminação de erros e riscos

Ao cobrar automaticamente, as empresas podem afastar os possíveis esquecimentos e erros, que não são raros quando o trabalho é feito manualmente.

Otimização do tempo

Com os processos automáticos de cobrança, o tempo pode ser muito mais bem aproveitado pelos colaboradores da empresa. Eles se dedicarão a outras tarefas conectadas à finalidade do negócio.

Evita a inadimplência por esquecimento do cliente

Muitos clientes atrasam seus pagamentos por esquecimento, no entanto, cobrar antes do vencimento pode ser trabalhoso e dispendioso. E esse é mais um motivo para usar a régua de cobrança automatizada.

Melhora o relacionamento entre cliente e empresa

A cobrança automatizada afasta o constrangimento, uma vez que, sendo bem planejada, garante a eficiência que a empresa precisa e ajuda o cliente a se lembrar do compromisso com um link ou anexo para realizar o pagamento.

Facilita uma análise da conversão

O sistema automatizado permite estudos em relação à inadimplência em determinados períodos e funciona conjuntamente com estratégias de marketing.

4 dicas de como montar um plano de cobrança automatizado?

1. Considere uma ferramenta eficiente

Ao tomar essa iniciativa para gerir suas cobranças procure parceiros confiáveis, que ofereçam soluções personalizadas e ajustadas ao seu negócio. Um bom sistema permite a criação de um ambiente ideal para o cliente, adequado às suas necessidades, no qual ele terá acesso fácil aos serviços, como a plataforma iugu.

2. Procure por planos completos

A iugu oferece uma gestão financeira completa, começando pelo faturamento até a liquidação, por meio de tecnologias inteligentes e de fácil entendimento. Além disso, acompanha e personaliza as ações de acordo com a necessidade do seu negócio.

3. Ofereça múltiplos meios de pagamento

Com os serviços da iugu você consegue melhorar as suas vendas, ao ofertar ao cliente múltiplos métodos para pagamento. Eles podem ser configurados em faturas para recebimento via Pix, boleto ou cartão de crédito. Assim, o pagamento preferencial fornece ao cliente a opção de adicionar, remover e gerenciar diferentes cartões de crédito e escolher um principal.

4. Escolha métodos confiáveis e personalizáveis

A plataforma iugu é provida de checkout transparente, assim, tudo pode ser feito dentro do seu site, sem redirecionamentos, evitando fraudes e garantindo a segurança das informações mais vulneráveis.

Além de tudo isso, você personaliza as suas regras, determina multas e juros de mora em faturas não pagas até o vencimento, sem a necessidade de enviar e-mails de forma manual para os clientes. Pode, também, inserir desconto em faturas usando itens com valor negativo em cobranças avulsas ou recorrentes e agendamento de faturas com envio ao cliente em até 48 meses.

O controle financeiro da sua empresa precisa de modernidade e eficiência. Para tanto basta escolher um método automatizado, por meio do qual você receberá notificações e alertas por e-mail sempre que um pagamento for feito. Tudo isso sem esforço extra nem perda de tempo.

Faça, também, transferências, recebendo diariamente o seu saldo iugu na sua conta, conciliação financeira por relatórios completos das movimentações da sua conta iugu e das faturas pagas.

A plataforma iugu disponibiliza a régua de cobrança para seus clientes, além de outras features que ajudam muito a reduzir a inadimplência. Entre elas, está incluída a retentativa automática de venda. Acesse nossa página sobre cobranças e saiba mais!