5 dicas para potencializar a sua gestão financeira escolar

Saiba como reduzir a inadimplência e levar mais eficiência a sua escola em passos simples

Escrito em 07 de Novembro de 2022 por Thainara Carvalho

Atualizado em 22 de Novembro de 2022

Uma instituição de ensino eficiente é composta por vários fatores. Dentre eles, a gestão financeira escolar figura como um alicerce fundamental para todo o desenvolvimento pedagógico e sustentabilidade do negócio.

Afinal de contas, escolas, cursos e universidades também são empresas. E para manterem uma operação escalável e a qualidade do ensino, precisam contar com uma gestão profissional.

Desse modo, é possível evitar que a instituição sofra com problemas de capital de giro, o que traz impactos negativos para a operação. 

Para entender mais sobre como gerenciar recursos financeiros na escola e levar mais eficiência ao dia a dia da sua instituição, continue a leitura do conteúdo até o final!

O que é a gestão financeira escolar?

A escola tem uma missão nobre: ensinar, educar e preparar crianças e adolescentes para as próximas fases da vida.

Apesar disso, o seu funcionamento é similar ao de outras empresas, uma vez que as escolas também precisam cuidar de despesas fixas, despesas variáveis, pagamentos de salários e investimentos. 

Sendo assim, a gestão financeira escolar é a responsável pela organização de todos os processos que envolvem a saída e a entrada de dinheiro na instituição a curto, médio e longo prazo.

Isso porque, além do fluxo de caixa, ela envolve o recebimento das mensalidades, o controle da inadimplência, o pagamento de professores e funcionários e outros gastos, como compra de materiais, melhorias e reformas.

Além disso, a gestão financeira também influencia diretamente o Projeto Político Pedagógico: ferramenta de gestão escolar fundamental para o andamento dos objetivos da instituição.

O que é o PPP?

O Projeto Político Pedagógico é um documento onde constam as informações sobre a prática e objetivos pedagógicos de uma escola ou universidade.

É por meio dele que toda a comunidade escolar pode saber sobre o planejamento pedagógico, práticas e currículo de atividades. 

Nele, também deve constar as práticas de gestão financeira, como planejamento financeiro e informações sobre destinação de recursos e objetivos de cada ação.

Por que realizar a gestão financeira escolar?

Como mencionamos acima, a escola tem a missão nobre de formar crianças e adolescentes. 

Contudo, ela ainda é uma empresa e, por isso, precisa ser rentável.

Nesse sentido, a gestão financeira escolar atua na organização e otimização dos fluxos financeiros, permitindo que os gestores da instituição tenham uma visão ampla sobre o motor do negócio. 

Uma gestão financeira eficiente ainda contribui para a redução de gastos e processos mais eficientes.  

Assim, é possível preparar uma reserva de emergência para momentos de dificuldade ou crises, como a proporcionada pela pandemia de COVID–19, e evitar que a escola sofra prejuízos sérios.

Pandemia e inadimplência: um panorama do cenário educacional do Brasil

Durante o período de isolamento social, o número de jovens que já pensou em desistir de estudar cresceu de 28%, em 2020, para 43% em 2021, de acordo com a pesquisa Resposta Educacional à Pandemia de Covid-19 no Brasil, realizada pelo Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira (Inep). 

De fato, 6% deixaram os estudos no ano passado. Entre os motivos, a dificuldade financeira alcança 21%, e a dificuldade de se organizar com o ensino remoto, 14%.

Além disso, uma pesquisa encomendada pela União pelas Escolas Particulares de Pequeno e Médio Porte, realizada em maio de 2020, ouviu donos de mais de 400 escolas de 83 cidades, e revelou que, à época, 95% das instituições tiveram casos de cancelamento de matrícula.

Os atrasos no pagamento, inadimplência e pedidos de descontos figuram como responsáveis pelo prejuízo financeiros das escolas, que chegaram a uma perda na receita de até 52% em maio de 2020.

De acordo com o levantamento, os pais e responsáveis alegam desemprego, redução de salário e transferência de residência.

Diante de um cenário de incertezas econômicas e crises sem precedentes, a gestão financeira tem o papel de auxiliar as instituições a fazer um planejamento financeiro e impedir o fechamento do negócio.

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5 dicas para uma gestão financeira escolar eficiente

A saúde financeira é parte fundamental de um bom planejamento pedagógico. Diante de um cenário econômico complexo, adotar uma postura preditiva é crucial para manter o bom andamento das instituições. 

Mas como fazer uma administração financeira escolar de forma eficaz e ainda manter a qualidade de ensino? É isso que veremos a seguir.

1.Planejamento financeiro é a base para o sucesso

De uma simples festa de aniversário até uma viagem de férias, o planejamento é o pontapé inicial de qualquer projeto. Com a gestão financeira, não é diferente. 

Por esse motivo, o planejamento financeiro deve ser o primeiro passo de uma gestão financeira eficaz.

Isso porque, ao planejar o orçamento e possíveis gastos futuros, menos imprevistos o seu negócio irá enfrentar. 

Algumas possíveis fontes que podem ser identificadas são:

  • Mensalidades de alunos;
  • Investimentos;
  • Ofertas de novos serviços;
  • Venda de ativos.

2.Defina metas

Assim como o planejamento é o motor principal por trás da gestão financeira escolar, a definição de metas e objetivos é a bússola que irá guiar o seu negócio rumo à mais eficiência.

Mas atenção: as metas precisam ser realistas para não desencorajar o corpo docente e os funcionários. 

Por outro lado, elas precisam apresentar um desafio que seja compatível com as capacidades da instituição.

Para isso, você pode utilizar a matriz SWOT para avaliar quais são as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças do seu negócio. Dessa forma, será mais fácil entender as metas possíveis e alcançá-las de maneira estratégica.

3.Reduza os custos de forma inteligente

Uma gestão financeira eficaz também passa pela redução de custos.

Apesar de o termo causar medo em alguns, o corte de despesas não precisa representar uma ameaça ao bem-estar dos colaboradores, alunos ou do negócio. 

Com substituições inteligentes, é possível reduzir gastos como:

  • Conta de água: faça campanhas de consumo consciente de água e invista em sistemas automáticos que reduzem o desperdício;
  • Conta de luz: além da conscientização, os gastos com energia podem ser reduzidos com luzes de LED e aproveitamento da luz natural;
  • Papel: o papel é, sem dúvidas, um dos itens mais utilizados em uma escola. Entretanto, a tecnologia pode ser uma aliada na redução desse material. Então, a dica é apostar em softwares para evitar a utilização do papel no dia a dia. 

4.Conte com relatórios precisos

Uma gestão financeira escolar realmente eficaz só pode ser feita a partir do acompanhamento de resultados e informações sobre o que acontece no negócio.

Para isso, é necessário contar com relatórios bem estruturados que apontem os rendimentos, investimentos, despesas e demais gastos mensais.  

Dessa forma, é possível ter uma visão macro sobre tudo o que acontece no financeiro do negócio, possibilitando ações para mitigar prejuízos e fazer a organização financeira. 

5.Combata a inadimplência

Se você é gestor de uma instituição de ensino, deve saber que a inadimplência é uma das principais dores do negócio. 

Contudo, a tecnologia pode ser uma grande aliada na hora de contornar o problema. 

Isso porque, ao contar com um sistema de cobrança automatizado, a sua escola poderá  integrar todas as informações dos alunos e responsáveis, assim como realizar a análise de perfis. 

Assim, é possível criar políticas preventivas ou auxiliar um cliente com ofertas de renegociação de dívidas e melhores condições de pagamento.

Além disso, um sistema de cobranças automatizadas facilita o acompanhamento de cada cliente e do histórico de pagamento. 

Dessa forma, você pode identificar se a inadimplência escolar é resultado de uma situação momentânea ou de um comportamento típico do mau pagador.

Com ela, você também pode oferece o método de pagamento ideal para cada cliente e proporcionar melhores condições a eles.

Outro fator de relevância na utilização da tecnologia é o estabelecimento da régua de cobrança por SMS ou e-mail, o que auxilia na lembrança de pagamento e ajuda a evitar atrasos.

Potencialize o financeiro da sua escola com a iugu

Agora que você já entendeu qual a importância da gestão financeira em uma escola, que tal aplicar a tecnologia ao seu negócio e potencializar os resultados?

Com a tecnologia da iugu, você consegue automatizar a gestão financeira da sua escola, padronizar processos e ainda promover o ganho de eficiência e qualidade no atendimento interno e externo.

Com as cobranças recorrentes, você também pode oferecer meios de pagamento como cartão de crédito ou débito, Pix e boleto bancário, o que facilita a vida dos clientes e melhora o fluxo de caixa.

Quer saber mais? Entre em contato com os nossos especialistas e escolha o plano ideal para a sua escola!

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