Sistemas de gestão: saiba por que adotá-los em sua empresa

Sistemas de gestão são softwares inteligentes projetados especialmente para otimizar as atividades cotidianas das empresas. Suas funcionalidades visam automatizar o máximo de processos possível e os resultados apresentados pelo sistema vão além do caráter financeiro. 

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Assim, sua importância provém de seus benefícios, que podem promover redução dos impactos ao meio ambiente, segurança para os colaboradores, melhora nos índices de satisfação interna, além de aumento da qualidade de vida das pessoas em seu entorno.

Mas, para que essa otimização seja eficiente, é necessário adotar um sistema de gestão integrada, completo e especializado. Eles também são conhecidos como sistema ERP, dos quais falaremos mais adiante.

Qual a função do sistema de gestão?

Um sistema de gestão de qualidade pode ser definido como uma ferramenta avançada, que tem a função de gerir informações dos diversos setores de uma organização. A transformação digital dentro das organizações é fundamental para que os processos fluam e as empresas possam ter competitividade no mercado.

Assim, esses softwares atendem a variadas necessidades, desde sistemas de gestão de frotas, até a gestão de marketing e você pode acessar uma base de dados organizada a fim de evitar eventuais problemas. Eles são compostos de inúmeros recursos e a emissão de relatórios é o mais comum deles, uma vez que viabilizam a gestão de áreas específicas ou de toda a empresa.

E, quais as áreas que mais precisam de sistemas de gestão? A seguir, listamos as principais opções para adoção para uso de sistemas de gestão nas companhias:

Sistema de controle de estoque

É um dos mais importantes para as empresas. Com um sistema de gestão, o estoque das empresas pode ser gerenciado por meio de rastreio, pelo qual é possível controlar a entrada e a saída, a disponibilidade de itens, eventual roubo e deterioração de mercadorias. Assim, também fica muito mais fácil reabastecer os itens em todos os locais de armazenamento, além de fazer o monitoramento constante.

Sistema de gestão e controle de processos

Nesse tipo de sistema, os relatórios gerados permitem que o gestor avalie o desempenho do processo, o que facilita a descrição da ocorrência dos eventos. Além disso, ele é capaz de informar quantas vezes o sistema de produção saiu dos padrões de um processo. Essas informações servem para avaliar a eficiência da operação do sistema de produção, e ainda, auxiliam na manutenção da segurança dos operadores e das máquinas.

Sistema de gestão de marketing e vendas

Quando se fala em marketing e vendas, imediatamente pensamos em bons resultados, e é isso que um sistema como esse pode proporcionar. Ele é indicado para monitorar as estratégias necessárias para qualquer organização durante as atividades de captação e fidelização de clientes.

Embora os segmentos de marketing e vendas sejam distintos, eles trabalham interligados, pois um atrai potenciais clientes e o outro, tem a missão de recebê-los e convertê-los. Por isso, esse sistema permite maior organização, monitoramento e resultado das ações. 

Sistema de gestão de frotas

Apesar de não serem muito citados, esses sistemas também são muito importantes. Muita gente pode pensar que eles são usados apenas por empresas de frotas de caminhões, mas, isso é um engano. Ele pode ser bastante útil para qualquer companhia que usa veículos com o intuito de prestar seus serviços, e isso requer controle.

Assim sendo, ele fornece variados benefícios, como economia com combustível e manutenção de veículos corporativos, dependendo do tipo de escolha. Esse sistema, portanto, possibilita o acompanhamento dos custos gerados pelos veículos, viabilizando a definição de regras para o controle do consumo de combustível e sua consequente redução.

Dessa maneira, o trabalho da frota de veículos pode se tornar mais eficiente, em razão do controle e organização dos gastos, o que faz muita diferença para as empresas.

Sistema de gestão de Recursos Humanos

O setor de Recursos Humanos é, talvez, o que mais necessite de um sistema de gestão para organizar suas tarefas com eficiência, otimização e o mínimo de erros possível. Aqui, um sistema pode gerenciar informações e seu fluxo em toda a companhia. Isso inclui a automação de aparelhos eletrônicos usados pelos gestores a fim de conectarem colaboradores e clientes.

Portanto, para o RH, seria possível controlar o uso desses aparelhos, como troca de planos telefônicos, por exemplo, sem falar na gestão rotineira dos funcionários. 

Outras funções são passíveis de vincular à folha de pagamento, descontos, benefícios e a comunicação entre colaboradores e RH, divulgando eventos, políticas da empresa, avisos importantes, treinamentos obrigatórios e outros.

Outra utilidade desse sistema em RH é a manutenção de dados de assiduidade, como entradas e saídas e informações sobre atestados ou licenças médicas.

Qual é o melhor sistema de gestão?

São muitas as ferramentas disponíveis no mercado e cada uma tem seus benefícios, que podem variar desde o preço até as funcionalidades. Contudo, essa variedade de alternativas certamente oferece uma ou mais que se adequem às suas prioridades. Para todas as empresas, sejam de pequeno, médio ou grande porte, é possível encontrar a solução mais acertada.

E, em virtude dos benefícios e da melhor forma de otimizar os processos da sua empresa, podemos considerar o ERP como o melhor sistema, com suas inúmeras ferramentas usadas por diversas companhias.

Mas, o que são sistemas ERPs?

Esse é o sistema mais usado entre todos: o Enterprise Resource Planning (ERP), que pode ser considerada uma evolução do Excel e funciona para garantir o controle financeiro, contábil e fiscal das organizações, além de expandirem a capacidade de produção dos colaboradores e a eficiência dos serviços. Eles integram informações a respeito dos pagamentos de despesas, enquanto levam em conta o custo de tributo em cada operação.

Logo, para ter um controle otimizado e eficiente, esse sistema é especializado, integrado e completo. Toda empresa necessita de boas práticas de gestão para manter os processos operacionais em dia e de acordo com os padrões mais exigentes de qualidade. Isso impulsiona os negócios e assegura a rentabilidade em longo prazo. 

Como resultado, a sua empresa terá uma significativa redução dos índices de falhas, além da manutenção de um ambiente corporativo eficaz e funcional, seja para mercados de baixa ou alta competitividade, é fundamental para garantir o sucesso do empreendimento.

Quais são os sistemas ERPs mais conhecidos?

Antes de tudo, para saber qual é a melhor ERP para o seu negócio, é preciso fazer um diagnóstico de suas reais necessidades. Ao elencar uma a uma, você poderá se preparar para solucioná-las. Então, comece elegendo os pontos mais fortes e os fracos pertencentes à companhia.

Faça uma análise detalhada e precisa de cada departamento, converse com os funcionários e avalie os indicadores de desempenho. Com todas essas questões reunidas, liste as prioridades novamente. Dessa forma, se torna possível entender quais são as mais relevantes para se considerar antes de adquirir a sua ERP.

Agora, com base nesse entendimento, saiba quais são as principais ferramentas que estão aí no mercado para deixar a sua empresa mais organizada e produtiva. Confira a seguir! 

Totvs

Essa é uma solução ERP nacional e sua proposta é fornecer tecnologias para a área de recursos humanos, CRM e funções adequadas para e-commerce e analytics integrado para análise de dados.  Entre suas funcionalidades, podemos dispor do controle financeiro e fiscal, análise e estimativa de ROI, e gestão das atividades administrativas.

O software se vende como solução para todo tipo de negócio, de qualquer porte. E, sua segmentação tem o escopo de agregar valor aos empresários e lojistas, mantendo uma linha especializada em varejo.

Nomus

Trata-se de um ERP voltado para gestão de médias e pequenas indústrias, cujo principal diferencial é a capacidade de atender os complexos processos de produção de indústrias brasileiras. O software foi projetado por engenheiros de produção, além disso seus planos costumam ser mais acessíveis para empresas registradas no simples nacional.

A Nomus também oferece recursos de vídeos gravados no ato da implementação do sistema, o que reduz consideravelmente o investimento necessário para dar início ao uso da ferramenta.

SAP

Essa empresa é alemã e seu principal mote é a inovação, por isso, suas atualizações são constantes e em tempo real. A promessa é de resolução de problemas com serviços, produção, vendas, finanças, compras e RH. Além disso, o sistema de informações é bastante seguro.

Senior

O objetivo desse sistema é facilitar os processos do empreendedor com o máximo de simplicidade possível. O ERP Senior é capaz de potencializar todas as ações relativas à gestão das empresas.

Linx

Aqui, temos um sistema ERP focado em varejo físico, cujo intuito é apoiar a expansão dos negócios por um longo período, servindo como alternativa aos demais softwares.

Oracle

O produto de ERP da Oracle é o ERP Cloud, que oferece possibilidades de gestão que se estendem desde composição de relatórios até informações contábeis. Portanto, é uma ótima escolha para os líderes de equipe nas corporações.

Tiny ERP para e-commerce

Sua especialidade são os pequenos negócios e as lojas virtuais. O sistema tem o objetivo de melhorar a eficiência dos processos internos das companhias, por isso, dispõe de acesso a métricas relevantes, que facilitam as análises em virtude dos gráficos compostos automaticamente.

Por último, conforme podemos notar, a transformação digital dentro das organizações já é uma necessidade inadiável. A realidade dos processos nas empresas, hoje, requer muito mais agilidade e comprometimento com resultados em um mercado tão competitivo.

Em outros tempos, os interesses eram orientados por prioridades diferentes, havia muito menos concorrência e as empresas estavam mais voltadas à vida do cotidiano simples e de subsistência. Hoje, o mundo está todo conectado e podemos comprar de marcas de qualquer país, a qualquer distância. Esse novo cenário tornou a vida mais acelerada, por isso, as empresas precisam eliminar as falhas com o máximo de presteza possível.

Nesse contexto, os sistemas de gestão são importantes aliados para apoiar os empreendedores em suas tarefas empresariais diárias. Destacamos, portanto, que a iugu pode auxiliar a sua marca na construção e na aplicação dessas ferramentas na rotina da sua empresa, com suas soluções de automação financeira adaptadas às necessidades do seu negócio.