Todo negócio envolve mais do que somente o core business. A gestão de uma empresa deve considerar diferentes processos, internos e externos, que sem suporte tecnológico seriam bem mais complexos. E quando se trata do setor de cobranças e gerenciamento financeiro, algumas ferramentas são ainda mais importantes, e o billing é uma delas.

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Afinal, as finanças, em geral, devem ser bem geridas para evitar diversos problemas, desde a inadimplência até dívidas com fornecedores e multas. Neste sentido, felizmente os empreendedores contam com diversas soluções tecnológicas para essas operações.

Neste artigo, vamos entender melhor o que significa billing e quais dos seus aspectos podem interferir na gestão das finanças de uma empresa. Continue a leitura!

O que significa billing?

O billing é um sistema de cobrança inteligente e automatizado cuja atuação abrange todas as etapas do faturamento da empresa. Desde o envio de cobranças até a emissão das notas fiscais, essa ferramenta se mostra essencial para:

Otimizar as operações empresariais;
Reduzir custos;
Aumentar a produtividade do negócio.

O billing permite a personalização automática das cobranças em empresas que trabalham com recebimentos recorrentes, como no caso dos clubes de assinaturas e Software as a Service. Assim, os clientes recebem a fatura no momento certo, com o meio de pagamento adequado e sem a incidência de erros no cálculo.

Contudo, a implementação do sistema pode apresentar algumas complicações. Em linhas gerais, o billing se refere às cobranças de uma empresa, mas quais as vantagens de se contratar uma empresa para fazê-lo ao invés de internalizá-lo?

Neste sentido, desde já é importante lembrar que apenas com muito investimento uma empresa consegue desenvolver um sistema interno de billing, mas veja mais adiante as características deste sistema de cobrança e entenda o porquê é mais interessante contratar uma empresa como a iugu para realizar a gestão de cobrança de um negócio.

Acompanhe este artigo e confira algumas considerações importantes, antes de contratar uma empresa para realizar o billing em seu negócio.

Dificuldades na gestão de billing

Ainda que você não possua uma empresa de payments ou uma fintech, o billing representa papel fundamental de um empreendimento e está envolvido nos principais processos de um negócio. Assim, internalizar essas operações pode promover alguns riscos.

O maior erro na gestão do billing envolve a alocação de equipes de diferentes setores para executar essas atividades. Esses profissionais, geralmente do setor financeiro ou tecnologia, precisam empregar esforço duplo para coordenar essas operações. Além de aumentar as chances de erros, isso diminui a produtividade do negócio, em geral.

A melhor solução para o billing é, certamente, a terceirização. Assim, todo o esforço dessa atividade pode ser investido em outros setores estratégicos para o crescimento do negócio.

Com a contratação de uma empresa especializada, os gestores ainda eliminam preocupações como:

Segurança de dados: a terceirização evita o comprometimento dos dados de cartão dos clientes e, consequentemente, para o negócio;
Fraudes online: muitas empresas caem, todos os dias, em fraudes que podem envolver clonagem de cartões e roubo de dados. Isso, obviamente, afeta a imagem da marca;
Mudanças internas: as finanças de uma empresa estão em constante mudança, o que dificulta a implementação do billing, uma vez que os parâmetros do billing seguem essas alterações.

Acompanhe a leitura e entenda melhor a importância do billing para um negócio.

A importância de não internalizar o billing nas empresas

Além de saber o que significa billing, é essencial que os gestores entendam a sua importância dentro da empresa.

O crescimento da marca entre os consumidores depende de muitos fatores. Os gestores, normalmente, associam o aumento das vendas ao custo-benefício ou mesmo às estratégias de marketing. Contudo, o billing exerce papel fundamental na atração de novos clientes, atendimento diferenciado e facilidades de pagamento.

Felizmente, é possível oferecer tudo isso por meio de um bom sistema automatizado de cobranças.

Confira, abaixo, as implicações de usar billing nas rotinas de gestão de uma empresa e os principais impactos nos processos de uma equipe:

Processos otimizados

A automatização das cobranças permite:

Monitorar o relacionamento de pagamento com os clientes;
Reduzir os gastos com equipe especializada;
Disponibilizar dados e relatórios de vendas referentes à empresa.

Com isso, o billing fornece mais eficiência para outros departamentos da empresa, permitindo que todos os processos relacionados aos setores financeiro e de cobranças sejam otimizados.

Assim, é possível unir esforços para criar estratégias integradas com o objetivo de aprimorar a gestão do negócio como um todo. Com esse sistema automático também é possível manter um fluxo de caixa saudável de forma mais fácil e eficiente.

Tempo de trabalho reduzido

O billing automatiza, basicamente, toda a gestão de cobranças, desde o envio das faturas até a emissão das notas fiscais. Desse modo, o sistema também implica na economia de tempo desses e outros processos. Mais do que isso, quando feitas manualmente, as cobranças podem apresentar erros, o que leva ainda mais tempo para corrigi-los.

Com a terceirização, inclusive, os erros reduzem e as equipes não precisam executar as tarefas de cobrança. Assim, todos podem focar em outras operações, como aumentar o alcance da marca, por exemplo, e garantir melhores experiências de consumo aos clientes.

Redução da inadimplência

A inadimplência dos clientes pode gerar sérios problemas aos negócios, mesmo que o número de vendas ou assinaturas esteja em ascensão. Nesse sentido, a automatização do billing pode auxiliar no crescimento das empresas, pois um de seus efeitos é a redução dos clientes inadimplentes.

O atraso nos pagamentos nem sempre se deve à falta de dinheiro, podendo estar relacionado a problemas internos da própria empresa, como atrasos no envio da fatura ou cálculo incorreto dos valores a serem pagos.

Esses problemas, contudo, são facilmente minimizados com a contratação de uma empresa especializada em billing. O sistema, além de automatizar o processo, permite a emissão periódica de notificações para lembrar o cliente de realizar seus pagamentos.

Agora que você sabe o que significa billing dentro da empresa e a importância para a rotina das equipes, confira 4 motivos para não internalizar o processo no seu negócio:

4 motivos para não internalizar o processo na sua empresa

Uma boa gestão empresarial deve saber quando é possível alocar as equipes para outras funções e quando vale mais a pena contratar empresas especializadas. Como já foi dito aqui, a gestão de cobranças está intimamente ligada a todas as atividades das empresas, e erros nesse processo podem gerar consequências graves.

Por isso, contratar uma empresa especializada em billing é fundamental dentro de qualquer negócio, especialmente aqueles com recursos e quadro profissional limitados.

Segurança de dados

Todas as empresas que trabalham com dados de clientes devem ser ainda mais cuidadosas quanto a segurança de informações. Ainda que a equipe de TI seja qualificada, esse processo é importante demais para ser executado como uma função secundária.

As empresas especializadas, por outro lado, tem o billing como seu core business, e as melhores tecnologias são implementadas para garantir a segurança das operações. Além disso, esse sistema conta com ferramentas para evitar fraudes, que são especialmente comuns em negócios digitais.

Dificuldade em acompanhar mudanças

Pouca coisa dentro de uma empresa é estática, com exceção de despesas com infraestrutura e profissionais, que ainda assim sofrem variações. A gestão de cobranças, então, precisa considerar as mudanças financeiras, políticas e tecnológicas de todos os setores.

O billing acompanha as mudanças internas da empresa por meio de um levantamento automatizado das informações acerca de cada setor. Portanto, ao contratar uma equipe especializada para cuidar do processo na empresa, os gestores não precisam se preocupar com o monitoramento dessas mudanças.

Altos gastos com equipe

Geralmente, as empresas executam as atividades do billing de duas maneiras distintas. Uma delas é por meio da delegação dessa função para a equipe de finanças e tecnologia, o que sobrecarrega os funcionários e, consequentemente, pode ocasionar falhas.

Outro meio comum é pela contratação de funcionários específicos para isso, o que gera gastos com mais salários, benefícios e treinamentos.

A melhor alternativa para a gestão de cobranças é, definitivamente, por meio de uma empresa com especialização nas tarefas do billing. Esse sistema de automatização, além de evitar custos de contratação, ainda reduz as chances de erros, possíveis gastos de reparação, além de promover a excelência do serviço.

Exige foco e forte controle do serviço

Mesmo em casos de empresas com a tecnologia como “core business”, a internalização das tarefas do billing não é recomendada. Essas operações exigem um foco e controle do serviço que somente uma equipe dedicada exclusivamente para isso tem.

Especialmente quando as atividades envolvem o faturamento da empresa, o sistema de automatização se mostra essencial. Além de executar todas as tarefas em um tempo bem menor e a custos mais baixos, ele permite que as equipes concentrem os esforços para otimizar as operações principais.

Por que automatizar a gestão de cobranças?

Já vimos o que significa billing e quais são suas vantagens. Agora, confira porque é necessário a automatização desse processo para garantir melhores resultados para sua empresa:

O billing é um processo obrigatório para toda a empresa, a questão, na verdade, é a forma como ele deve ser executado. Uma vez que a sobrevivência do negócio depende disso, a escolha deve ser feita de modo a reduzir erros, atrasos e custos operacionais.

Em primeiro lugar, os gestores devem decidir se o billing será feito de modo manual ou automatizado. Depois, é preciso definir se vale mais a pena internalizar o processo ou contratar uma empresa especializada para isso.

O artigo já mostrou que a contratação de uma empresa especializada com um sistema automatizado é a melhor forma de garantir a total segurança do seu negócio. Confira, agora, os principais motivos para automatizar a gestão de cobranças e as vantagens para sua empresa:

Melhora do faturamento

Um billing automatizado possui diversas métricas para acompanhar o faturamento, o que é essencial para o crescimento saudável da empresa. Fazer isso manualmente pode ocasionar em perda de tempo e dinheiro.

Agilidade nos processos

Empresas especializadas em billing podem atender milhares de clientes todos os dias, de forma segura e automatizada. Assim, os processos da sua empresa, em geral, se tornam mais ágeis.

Aprovação de transações

A taxa de transações aprovadas também aumenta com a automatização, pois as falhas geradas com o processo manual podem afetar a efetivação das vendas e a fidelização dos clientes, o que se deve às taxas melhores, a multiadquirência, além de recursos como a retentativa de pagamento e cobrança recorrente no cartão de crédito.

Previsão de lucros

O sistema automatizado permite verificar a origem dos recebíveis e, com isso, traçar estratégias por meio de dados reais. Além disso, a gestão do billing por meio de uma plataforma permite que haja uma distribuição de recursos eficiente dentro da empresa.

Bem, agora você sabe o que significa billing e a importância de contratar uma empresa especializada com um sistema automatizado. Que tal, então, considerar essa terceirização? A iugu oferece as melhores ferramentas do mercado para a gestão de cobranças e finanças do seu negócio.

Como sempre, para auxiliar você na solução dos problemas que a internalização das gestão de cobranças pode trazer, a iugu oferece mais que um gateway de pagamentos do faturamento à liquidação por meio de uma tecnologia personalizada e inteligente.

Agora que você já sabe o que é billing e quais são as suas inferências em um negócio quando internalizado. Entre em contato com os representantes comerciais da iugu e conheça soluções personalizadas para uma gestão de cobranças ideal para o seu tipo de negócio.