A gestão de uma empresa vivencia desafios constantes para manter o negócio ativo no mercado. Muitos são os fatores que devem ser acompanhados de perto para auxiliar na operação e nas tomadas de decisão.

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A automação financeira é uma das ferramentas com grande potencial de suporte aos processos, em que o controle da movimentação numérica é essencial para sustentar a operação com apontamentos periódicos de rentabilidade e lucro.

Cada departamento é responsável por contribuir para que os resultados sigam na direção dos principais objetivos que um negócio deve ter — qualidade no atendimento ao cliente, aumento das vendas, visibilidade no mercado e alta no faturamento.

Neste post vamos desenvolver uma visão geral sobre a automação financeira, quais são os motivos e benefícios de investir nesse tipo de solução para a sua empresa!

O que é automação financeira?

A gestão financeira não admite erros e, quando isso acontece, corrigir a falha demanda tempo e pode gerar transtornos para a empresa, pois quanto maior a demora em identificar a diferença de caixa, mais negativo se torna o reflexo no saldo, o que é risco para uma decisão equivocada.

A automação financeira tem como principal função o alinhamento e padronização dos processos — desde as atividades operacionais e rotineiras de contas a pagar e receber, até as políticas da gestão de cobrança e análise de relatórios gerenciais.

O registro das transações e o acesso às informações tendem a ser mais objetivos e transparentes com a automação financeira. A integração dos subdepartamentos permite uma linguagem linear que facilita a comunicação e as atividades diárias em um sistema de pagamentos online.

Veja mais detalhes sobre a facilidade de receber pagamentos de forma automática:

Como funciona a automação financeira?

A escolha pela automação financeira deve ser pensada criteriosamente para abranger o maior volume de tarefas manuais e descentralizadas. Adotar a ferramenta deve ir além de procedimentos automáticos e oferecer recursos para inclusão e consulta de dados.

Depois de implantada a automação de pagamentos, atividades simples como gerar um boleto, identificar um título, gerar uma nota fiscal, baixar e conciliar valores devem ser simplificadas e agilizadas.

O papel do departamento financeiro é gerar informações que sirvam de direcionamento para o trabalho do time de vendas e para as ações de marketing que visem à captação de clientes e aumento das vendas.

Um sistema automatizado municia a gestão de informações rápidas e verdadeiras. Com a parametrização do sistema, dados como vendas sazonais, clientes adimplentes ou inadimplentes e rentabilidade de período são facilmente levantados.

Por que investir na automação financeira?

As tendências de inovação são responsáveis por grandes mudanças em todos os segmentos e a adaptação é necessária para melhorar o diálogo entre a empresa e o mercado, além de facilitar a vida do time interno que, com a automação, minimiza o risco de erros por falha humana.

A tecnologia avançou e com ela surgiram diversas soluções para as empresas. Investir na automação auxilia na abertura da sonhada vantagem competitiva sobre um concorrente que ainda atua de forma manual.

A automação, além de permitir a centralização da informação, integração de novos recursos e padronização de processos, favorece a comunicação entre as equipes, com melhora inclusive do clima organizacional da empresa.

Outro motivo forte para investir em automação é realizar um gerenciamento mais efetivo da carteira de clientes. Manter os dados do cliente e todo o histórico financeiro armazenados em um só lugar facilita os processos de cobrança e concessão de crédito.

Elencamos alguns fatores que devem ser considerados caso exista dúvidas sobre a efetividade da automação no departamento financeiro que servem de motivação para a decisão!

Informações atualizadas

Um dos grandes ganhos da automação financeira é poder contar com informações atualizadas em tempo real. A integração sistêmica de processos, atividades e pessoas gera um resultado instantâneo para embasar a análise da gestão.

Minimização da margem de erros

As planilhas eletrônicas passam a dar suporte e deixam de ser a principal fonte de informação, alimentadas manualmente, dando lugar a um sistema de automação que conserva os dados por período ilimitado.

Redução de custos

O trabalho manual, pela morosidade, requer um número maior de funcionários para executar as atividades. A automação permite repensar o quadro funcional e ajustar as funções conforme o perfil de cada colaborador.

Melhorias de controle

O controle financeiro dá um salto em eficiência quando implantado um sistema de automação. Tanto a gestão quanto os subdepartamentos e até mesmo profissionais da área ganham autonomia na hora de processar e colher uma informação.

Não será preciso interromper as atividades de um funcionário para preparar relatórios e apresentações para uma reunião, por exemplo. Um bom sistema emite relatórios e gráficos de acordo com a pauta, bastando parametrizar e configurar as informações que precisam constar na análise.

As conciliações financeiras, que costumam gerar grande dor de cabeça quando um valor não é identificado, passarão a um processo rápido e eficiente. A automação financeira viabiliza a integração com o sistema bancário. Falaremos um pouco mais a seguir.

A possibilidade de baixar o arquivo de retorno bancário dentro do sistema facilita uma conciliação automática, cabendo ao funcionário responsável a checagem e identificação de valores divergentes que não estejam atrelados a um título de cobrança.

Time integrado

Com um sistema de automação a comunicação flui instintivamente, pois os lançamentos são gerados de forma automática e o usuário responsável é identificado rapidamente. Em caso de dúvidas ou problema, é possível um contato imediato para encontrar a solução.

Segurança de dados

Não raramente ouvimos relatos de desespero sobre a perda de uma planilha eletrônica, seja por exclusão acidental, seja por queima do HD do computador. Nem sempre o departamento realiza os backups da maneira correta.

A automação financeira, além de oferecer um ambiente seguro para inclusão e manutenção dos dados, realiza backups automáticos para evitar que perdas aconteçam, ocasionando transtornos e possíveis prejuízos.

Outro fator de relevância é a segurança sistêmica, que inibe a ação de invasores e reduz as possibilidades de vazamentos, fraudes e compartilhamento não autorizados de dados.

Benefícios da automação financeira

A integração das áreas e otimização dos processos ganham mais autonomia e fluidez depois que o departamento é automatizado. O ritmo de trabalho muda e com ele o estado motivacional dos funcionários que atuam no departamento.

O aumento da produtividade é proporcional aos recursos que a empresa oferece e ao incentivo e apoio que a gestão dá a seus funcionários. Ao funcionário é dada a oportunidade de aprendizado novo e demonstração de competências e habilidades, tornando-o mais analítico do que operacional.

Alguns benefícios podem ser percebidos tão logo o sistema seja implementado e entre em operação. Vejamos alguns deles:

crescimento pautado em informações exatas;
processos administrativos e financeiros integrados;
redução de custos;
controle de rotina;
aumento da produtividade;
agilidade de atendimento;
melhoria da comunicação interna;
análise confiável.

Tecnologias necessárias para automatizar processos financeiros

Para escolher a ferramenta de gestão financeira é fundamental antes perguntar aonde a sua empresa deseja chegar. Esse questionamento é fundamental para buscar soluções que atendam não apenas a necessidade do momento, mas que deem também suporte às projeções futuras.

Existem no mercado muitas ofertas de sistema e escolher uma solução que atenda às expectativas demanda uma análise aprofundada de todo o contexto, afinal, toda a base de dados será utilizada de forma sistêmica.

Sistema integrado

Em primeiro lugar, opte por um sistema integrado que permita a busca por informações e centralização em um mesmo relatório. Depois, canalize a atenção para as facilidades de operação e compare com o quadro de funcionários disponível para a execução.

Se o objetivo é a melhoria dos processos operacionais por meio da tecnologia, ao optar por esse viés, capacite a equipe e escolha uma solução que resolva problemas internos, potencializando e favorecendo os resultados em um geral.

A evolução dos meios de pagamento desde os primórdios da humanidade perpassa a necessidade de controle dos processos. A cada etapa de inovação foi possível perceber o quanto a gestão financeira se tornou beneficiada pelas facilidades encontradas.

A própria indústria sofreu transformação por interferência da tecnologia e nos dias atuais, conduzida pela geração 4.0, dita as regras de comportamento do consumidor e das empresas que comercializam produtos e serviços.

O consumidor da atualidade é apressado a ponto de não esperar o retorno sobre a pendência de uma compra, por exemplo. Com grande variedade de ofertas — produtos e prestação de serviços similares — opta por fornecedores com foco na solução e não no problema.

Com isso, a melhor tecnologia para atender a uma empresa é aquela que traça planos de solução para seus clientes e cria possibilidades ramificadas de processamento em todas as áreas, preservando a integração com ponto chave da diferenciação.

Erros mais comuns ao implementar a automação financeira

Um dos erros mais comuns na implementação da automação é não envolver toda a equipe que atua na área. Desde o início essa é uma estratégia essencial, pois quem trabalha na operação consegue descrever a atividade e os gargalos inerentes a ela.

Outro erro é não planejar ou prospectar o futuro para buscar no mercado um sistema que ofereça condições de absorver um crescimento repentino. A robustez operacional deve ser comportada por uma plataforma bem preparada e parametrizada.

Não preparar a equipe para a mudança ou não treinar corretamente com o conhecimento e a prática da nova ferramenta. O treinamento e a simulação são etapas cruciais para que o andamento rotineiro das atividades estabeleça um ritmo diferenciado.

Deixar de verificar a estrutura para receber um novo sistema pode incorrer em erros e prejuízos. Um bom fornecedor vai orientar sobre toda a necessidade para adaptar a realidade da empresa ao novo sistema, mas o cumprimento ficará sob a responsabilidade da empresa.

É comum a fase de implantação apresentar deficiências e o acompanhamento das atividades tem grande importância para que o processo seja bem-sucedido. Alguns gestores deixam de monitorar e checar todas as etapas e quando percebem, o investimento de tempo e dinheiro está perdido em meio a falhas e desacertos.

Como implementar a automação no departamento financeiro da empresa?

Para evitar os erros citados no tópico anterior é primordial que a implantação tenha o acompanhamento efetivo de todos os responsáveis — gestão, departamento de TI, funcionários do financeiro e de outros setores, se for o caso.

Desenhe e mapeie os processos

O que a empresa deseja automatizar? Coloque no papel todas as atividades da empresa, como são executadas passo a passo e quais delas farão a composição do sistema de automação. Verifique o impacto e os benefícios que a mudança trará para a empresa.

Gestão de cobrança

Gerenciar a carteira de cobranças é um desafio grande para a empresa, pois impacta o relacionamento com o cliente e sua permanência ativa. A automação vai ajudar cumprindo um papel conciliador no processo de inadimplentes e permitir uma gestão de cobrança eficaz.

Um sistema que apure antecipadamente os débitos em aberto pode gerar alertas a clientes e emitir cobranças personalizadas e padronizadas, com mensagens conciliadoras e, assim, ele sentirá que embora esteja pendente com as obrigações, poderá entrar em contato e fazer uma negociação.

Outra boa estratégia da automação é calcular juros e multas automaticamente e gerar novo boleto com data de vencimento de acordo com a necessidade do cliente. Assim, é possível controlar por meio de relatórios todos os títulos que ainda não foram pagos e baixados.

Para empresas que atuam em ambiente online a cobrança recorrente ganha um capítulo à parte com a facilitação dos processos que, quando automatizados, potencializam as vendas com a fidelização de um cliente satisfeito pelo tratamento recebido durante o checkout de compras.

A automação favorece a redução da inadimplência justamente pelo controle automático, pois evita esquecimentos e cobranças indevidas. Ao perceber que há um acompanhamento mais apurado, o cliente inadimplente pode rever o comportamento e evitar receber cobranças automáticas com frequência.

Gestão de pagamentos

O sistema integrado é bom, pois abre um leque de possibilidades para as atividades financeiras. Na gestão de pagamentos, além da emissão automática de boletos registrados, é possível atuar em conjunto com a rede bancária e implementar ferramentas de débito direto automático (DDA) ou débito em conta com a autorização prévia do cliente.

As compras efetuadas via cartão de crédito são identificadas com facilidade e se sua empresa atuar em parceria com outros fornecedores, os “sellers”, como é o caso do marketplace, há soluções como o split de pagamento, que distribuem percentualmente os valores correspondentes de forma automática.

Se por um lado a gestão de pagamento para os clientes é facilitadora e otimizada, não será diferente para os processos internos da empresa em relação à programação dos próprios pagamentos. A mesma solução pode ser utilizada sob mais de uma ótica de funcionamento.

Registros contábeis

Os relatórios gerenciais e contábeis são complementares, mas têm funções diferentes, por isso a importância de criar um braço de apoio para dar suporte à leitura, verificação e interpretação de registros contábeis a partir dos lançamentos e da movimentação financeira.

Lançamentos financeiros

E por falar em lançamentos financeiros, são eles o grande foco da automação. A integração de processos realizada por APIs aumenta a confiança que a gestão deve ter nos dados extraídos para os relatórios. Cada lançamento deve obedecer a ordem de origem e destino de uma despesa para alocar o valor nos campos corretos.

Conciliação financeira

A garantia de que os lançamentos foram todos concluídos com sucesso é fundamental para que a próxima etapa — conciliação financeira — encontre pouco ou nenhum erro e possibilite a liberação diária do relatório financeiro de performance sem ruídos ou pendências.

Como o sistema pode atuar integrado ao bancário, os extratos das contas podem, por meio de arquivos, ser exportados para a base de dados do departamento de contas a pagar e conduzir a uma conciliação de forma automática, confrontando a movimentação de entrada e saída, além das tarifas bancárias.

Fluxo de caixa

Como a automação estimula a integração direta e comunicação transparente entre departamentos e processos, tão logo os pagamentos e recebimentos sejam efetivados e a conciliação bancária realizada, resta um fluxo de caixa coeso e pronto para ser analisado.

O fluxo de caixa funciona com um termômetro da saúde financeira e cria parâmetros para análise de financiamentos e empréstimos em comparação com a rentabilidade e lucratividade, criando elementos mais consistentes para o cálculo do ponto de equilíbrio e o prazo de retorno dos investimentos.

A prestação de contas poderá ser realizada em pequenos períodos caso a gestão solicite a apresentação de um pré-relatório de movimento. Os processos manuais exigem maior esforço para reunir uma documentação do que na automação, em que poderá ser escaneada e arquivada conforme a demanda.

Estoque e faturamento

Toda vez que uma venda é a realizada, a empresa se prepara para movimentar o estoque e despachar a entrega. O processo é simples sob a ótica operacional, mas complexo em termos de gestão. O recebimento do pedido não se limita à liberação e despacho, mas também ao encaminhamento dos dados.

A equipe de vendas cumpre o seu papel e direciona para a emissão da nota fiscal, baixa no estoque, liberação do pedido e saída para atendimento ao cliente. Depois desse percurso, começa a saga dos processos internos até chegar ao ciclo final, que é o recebimento do pagamento do cliente.

Até lá, a integração do sistema garante que, além da baixa do item correto, as informações sobre as vendas sejam distribuídas no tempo ideal às áreas envolvidas no financeiro. Ao passo que se garante a entrega ao cliente no prazo acordado, reduz-se a taxa de inadimplência com um acompanhamento sistematizado.

Permita a participação de todos os envolvidos

Reiteramos a importância de participação efetiva da equipe operacional na etapa de implantação. Antes, reúna todos e compartilhe as intenções de melhoria e inovação e convide todos a contribuir com ideias e intervenções.

São abordagens fundamentais para que todos se sintam pertencentes à empresa, inclusive eu um momento de transformação tão importante. Alguns funcionários poderão ser mais resistentes e precisarem de mais detalhamento para compreender a necessidade de acompanhamento do mercado.

Simplifique a operação

Quando fazemos processos manuais, é normal imprimir um toque de pessoalidade e atuar à sua maneira. Alguns colaboradores trabalham com diversas planilhas, outros com blocos de notas. Durante o processo de automação, simplifique ao máximo as informações para deixar os processos leves, otimizados e eficientes.

Nem sempre um volume grande de informações ou diversos relatórios são mesmo necessários. Priorize a integração e centralização das informações. Crie campos que realmente serão utilizados dentro do sistema e que sejam de fácil entendimento na hora de operacionalizar.

Conte com uma parceria especializada

Como já dissemos neste post, por mais que uma empresa esteja favorável à adesão de um sistema de automação financeira, disponha de recursos humanos e estruturais, os resultados serão pouco aparentes se a parceria não tiver a força que a mudança prevê.

Somente um parceiro especialista que entenda toda a particularidade e criticidade dos processos da sua empresa e tenha expertise na implantação de novas soluções terá autonomia para sugerir, orientar e aplicar as ferramentas adequadas.

A iugu está apta a uma parceria de sucesso com a sua empresa, pois, além de ser uma intermediadora de pagamento online, conta com um time de especialistas para criar as soluções personalizadas para cada tipo de negócio.

A empresa atua forte no mercado e faz bom proveito da inovação tecnológica e todos os gatilhos de solução para ofertar aos clientes, cada vez mais, uma experiência diferenciada de serviços integrados de cobrança e pagamentos recorrentes.

A equipe consultora faz o levantamento das necessidades junto ao cliente e organiza as ideias para sugerir as melhores soluções. A plataforma permite a parametrização dos serviços e todas as funcionalidades requisitadas para otimizar os processos em cada etapa.

Tenha um sistema de automação financeira flexível

Disponibilizar um sistema de automação financeira flexível e dinâmica para atender em totalidade às expectativas do cliente e oferecer uma experiência de compras pautada no encantamento é o objetivo que a empresa conserva forte em sua filosofia de trabalho, entendendo que os ganhos precisam refletir em ambos os lados.

Agora que você já sabe um pouco mais sobre a eficiência da automação financeira para ampliar o potencial de atendimento e melhorar a eficiência dos processos, deixamos um convite para que entre em contato com a gente e conheça em detalhes o que podemos fazer pela sua empresa. Ficaremos contentes em esclarecer todas as suas dúvidas!