Sistema de cobrança para escola: saiba como funciona, a importância e 5 formas de cobrar

Escrito em 06 de Junho de 2019 por Patrick Negri

Atualizado em 20 de Dezembro de 2023

Um sistema de cobrança para escola simplifica a administração financeira, automatizando processos como a gestão de mensalidades e taxas. Eficiente e transparente, otimiza a organização financeira escolar, reduzindo erros e garantindo eficácia na cobrança

Tudo o que se pode fazer para facilitar a vida dos clientes deve ser analisado e considerado. Utilizar um sistema de cobrança para escola com diferentes opções de pagamentos abre vantagem competitiva e complementa a qualidade dos serviços pedagógicos.

A rotina de pais e responsáveis é, certamente, recheada de compromissos e obrigações profissionais, com o objetivo de proporcionar aos filhos o melhor que a educação possa oferecer. Por isso, é importante oferecer um sistema prático e eficiente.

Neste post, apresentaremos as principais formas de pagamentos que uma escola pode disponibilizar aos clientes e como implementar cada uma delas em um sistema de cobrança online!

Por que adotar um sistema de cobrança para escola?

Muitas instituições de ensino, mesmo oferecendo um serviço diferenciado de educação, sofrem com as inadimplências ou atrasos prolongados, prejudicando não apenas o fluxo de caixa da instituição, mas o bom relacionamento com pais e responsáveis.

Para evitar que a questão sobreponha a educação dos alunos nas pautas de diálogos entre as duas partes, o melhor caminho é adotar um bom sistema de cobrança com opções que atendam à realidade de cada família.

O sistema vai padronizar os contratos ao reunir os dados cadastrais em um só ambiente e integrar os departamentos da escola — processo realizado pela API de pagamentos —, permitindo que todos visualizem as mesmas informações sempre que uma consulta for necessária.

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Quais são os desafios de um sistema de cobrança escolar? 

A introdução de um sistema de cobrança escolar eficiente enfrenta desafios diversos. A resistência à mudança e a necessidade de treinamento adequado são obstáculos iniciais. 

Isso exige uma abordagem cuidadosa por parte dos tomadores de decisão, em pontos como o custo financeiro, a parte tecnológica, que precisa estar alinhada ao conhecimento da equipe, a aceitação na comunidade escolar, um sistema que se adapte às necessidades específicas da escola e a integração com outros sistemas. 

Uma integração tecnológica complexa, especialmente com sistemas existentes, e a garantia de segurança e privacidade dos dados dos alunos são preocupações importantes. 

Por isso, contar com um parceiro que forneça uma tecnologia de fácil implementação, que tem documentação em português, que se integra facilmente com os principais ERPs do mercado, como a iugu, é fundamental para uma boa adaptação e para ter um suporte completo. 

Personalizar as cobranças, comunicar efetivamente com pais e alunos, resolver rapidamente problemas técnicos e analisar dados para obter insights relevantes são aspectos adicionais a serem considerados. Ao enfrentar esses desafios de frente, é possível implementar sistemas de cobrança mais eficientes, promovendo uma gestão financeira escolar transparente.

Quais as opções de cobrança disponíveis?

Ao cogitar a utilização de um sistema de cobrança para escola, tenha em mente três fatores ao contratar as ferramentas condizentes com o resultado que você almeja alcançar: melhor controle da inadimplência, facilidades de pagamento e estabilidade da saúde financeira.

A seguir, faremos um detalhamento para que você visualize as características, os benefícios e as particularidades de cada forma de pagamento. Acompanhe!

1. Cartão de crédito

Sabemos que o cartão de crédito é, atualmente, uma forma universal e segura de efetuar e receber qualquer tipo de pagamento. O código de verificação impresso no verso do cartão, por exemplo, inibe ações de fraudes e irregularidades nas operações.

Muitos pais e responsáveis trabalham em constantes viagens e, com a agenda cheia, podem amargar a cobrança de tarifas além do previsto, decorrentes do esquecimento da data de vencimento ou distância da escola no período de pagamento.

Com um sistema de cobrança online, o cliente poderá efetuar o pagamento de qualquer lugar que disponha de um acesso com internet, evitando a cobrança de juros ou multas correspondentes aos dias de atraso.

Para contar com essa facilidade, será necessário um software com funções integradoras entre as instituições financeiras e os processos internos que a escola precisa conduzir para identificar os pagamentos, proceder as baixas e quitar as mensalidades correspondentes.

A adoção do cartão de crédito, além de minimizar os riscos de inadimplência, facilita a vida dos clientes e é uma opção para aqueles que primam pela comodidade em todos os sentidos — segurança, praticidade e flexibilidade.

Não é possível determinar as taxas cobradas para a utilização na escola. Tanto os bancos quanto as operadoras possuem regras e tarifas específicas que variam conforme a estimativa de vendas previstas.

Aspectos a analisar

Todos os aspectos devem ser analisados antes da contratação, para que a escola tenha o melhor custo-benefício na utilização desse recurso. É fundamental verificar, por exemplo, as tarifas para aluguel ou compra da máquina e o parcelamento em caso de renegociação de débitos.

Outro item a ser considerado é o fato de o pagamento por cartão de crédito, mesmo quando realizado à vista, ser computado na conta bancária somente 30 dias após o recebimento previsto em contrato com a operadora.

A escola terá que refazer os passos do controle financeiro para ajustar o fluxo de caixa e o capital de giro ao prazo para esses repasses — o que não é complicado, se houver um planejamento bem feito antes da tomada de decisão.

2. Boleto bancário

Quem não tem cartão de crédito ou não dispõe de um limite que permita diversos pagamentos no mesmo mês tem a opção de utilizar o boleto bancário para pagamento da mensalidade escolar.

Para o cliente, as vantagens são menores. Ainda assim, as facilidades são infinitas. O boleto poderá ser pago pela internet a qualquer hora do dia, dentro do prazo de vencimento.

O boleto bancário poderá ser enviado por e-mail ou disponibilizado na página oficial da escola, em conexão com o sistema de cobrança. Para isso, novamente, citamos a necessidade de integração e parametrização sistêmica.

As garantias de pagamento via boleto podem ser mais reduzidas para a escola, mas se configura uma excelente alternativa ao permitir a cobrança de multa e juros depois do vencimento.

Uma das desvantagens é que a escola não terá um controle efetivo sobre o pagamento, já que o cliente tem a opção de não pagamento na data e preferir arcar com os encargos do atraso, o que impacta a gestão financeira do negócio.

As tarifas para geração e emissão do boleto também variam conforme a instituição financeira e a empresa de software que a escola contratar. Há intermediadoras de pagamento que cobram somente por boletos comprovadamente quitados.

3. Débito

Muitos clientes que não dispõe de um cartão ou não desejam se preocupar com a emissão de um boleto bancário preferem autorizar que o débito seja realizado direto na conta bancária.

Analisando sob a ótica de pais e responsáveis, se não há qualquer reclamação quanto à qualidade do ensino e já se sabe que o aluno passará um período de recorrência vinculado à escola, por que não utilizar um recurso fácil e prático?

Conforme o contrato da escola — semestral ou anual —, a mensalidade permanece inalterada. Assim, para não ter a preocupação com o pagamento ou riscos de esquecimento, os clientes optam pelo débito automático.

Como nas duas outras opções, a mesma instituição bancária e o sistema de cobrança poderão ser o elo entre o cliente, a escola e o banco correntista. Ao identificar o débito, a informação percorre o caminho virtual até chegar à base de dados, onde o título se encontra em aberto, e efetua a baixa.

4. Link de pagamento 

O Link de pagamento é uma solução eficiente para simplificar o processo de cobranças em escolas. A escola gera um link associado a uma fatura específica, enviando-o aos responsáveis, que, ao clicarem, são redirecionados para uma página segura. 

Nesse ambiente, eles escolhem a forma de pagamento desejada. Após a confirmação, o sistema registra automaticamente a transação. As notificações automáticas mantêm todos os envolvidos informados sobre o status das transações.

5. Pix 

O Pix é uma opção ágil para cobranças, envolvendo a geração de QR Codes específicos para cada transação. Esses códigos são exibidos em documentos ou enviados eletronicamente aos responsáveis, que, ao escanear o código, acessam os detalhes da cobrança e realizam o pagamento instantaneamente através de suas contas bancárias ou carteiras digitais. 

A confirmação é imediata, refletindo automaticamente na base de dados da escola e gerando notificações em tempo real para ambas as partes. 

Qual é a importância de contar com um bom sistema de cobrança?

Embora as operações conduzam a um só processo — o pagamento de títulos em aberto —, cada uma dessas opções exigirá um tipo de parametrização para funcionar de forma padronizada e atender aos clientes de acordo com as expectativas geradas.

Quando falamos em dinheiro de terceiros, inadimplência e cobrança, é preciso assegurar a segurança e a transparência para evitar problemas sistêmicos ou cobranças indevidas.

Com o sistema de cobrança da iugu, diversas atividades executadas manualmente poderão ser incluídas dentro da base de dados do software para execução automática. Conheça algumas facilidades:

  • geração de boletos registrados;
  • envio de boleto por e-mail;
  • emissão de segunda via;
  • lembrete de vencimento;
  • cálculo automático de juros e multas;
  • flexibilidade da escolha da data de vencimento;
  • conciliação financeira dinâmica;
  • segurança de dados pessoas do cartão de crédito.

É importante lembrar que, por lei, nenhuma escola poderá reter ou constranger um aluno inadimplente durante o período que compreende o início de um período de estudos e a data de renovação da matrícula.

Como vimos, um bom sistema de cobrança para escola é aquele que integra departamentos, parceiros e informações. Por isso, busque no mercado quem entende e oferece diversas opções de pagamento.

Entre em contato conosco e conheça os recursos que oferecemos para que a sua escola tenha uma gestão financeira mais completa!

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