A centralização das operações financeiras em um só lugar também era uma dor latente que a Ballroom precisava sanar. Contando com mais de 15 casas de festa, diversos fornecedores e milhares de clientes, manter a rotina financeira concentrada é imprescindível para a boa organização e maior controle de caixa.

Com a tecnologia financeira da iugu, a empresa centralizou todos os processos em uma plataforma robusta e totalmente personalizável que atende sua alta demanda e se conecta com todas as pontas do negócio.

Na iugu, a Ballroom:

• efetua pagamento de contas de consumo, otimizando a gestão de caixa e tendo ganhos operacionais;
• divide os valores a serem recebidos por cada salão de forma automatizada pelo split de pagamentos;
• separa os pagamentos a serem feitos por cada salão por meio das subcontas específicas, mantendo o controle do fluxo de caixa de cada estabelecimento;
• faz cobranças para seus clientes, oferecendo flexibilidade nos meios de pagamento em uma mesma fatura;
• emite boletos com iugu e tem mais transparência e controle desses pagamentos;
• cria estratégias inteligentes para melhor controle do fluxo de caixa.

Ao utilizar na máxima potência a tecnologia financeira da iugu, a Ballroom viu o volume total de seus pagamentos (TPV) efetuados dentro da iugu crescer, consequência direta do aumento de suas vendas.

Para promover o crescimento da empresa, as funcionalidades da plataforma da iugu foram essenciais:

Split de pagamentos

A possibilidade de criar uma subconta para cada salão para as divisões de pagamento facilita a rotina da Ballroom, uma vez que existe um alto volume de casas de festa e fornecedores.

Como o negócio está em plena expansão, o fato de não haver limites para a criação de subcontas na iugu é outro benefício para a empresa: a tecnologia da iugu acompanha e comporta o crescimento da Ballroom.

Além disso, cada subconta recebe a personalização mais adequada, de acordo com as especificações do contrato entre Ballroom e fornecedor para o repasse de valores. As divisões podem ser baseadas em valores fixos, por porcentagem ou das duas formas.

Assim, o processo é automatizado e exclui-se a necessidade de operações manuais e repetitivas. A Ballroom, como conta principal, tem total visão das subcontas. Isso gera mais controle e segurança, além de facilitar a conciliação financeira.

Outro ponto relevante para a empresa é o fato de os franqueados e os sócios terem acesso a informação de resultados em tempo real, porque os pagamentos já são classificados de acordo com os padrões contábeis do negócio e isso é espelhado na demonstração de resultados.

Com isso, já é possível acompanhar as finanças no dia a dia, permitindo ajustes de rota em um período curto, sem a necessidade de esperar o fim do mês para levantar análises e hipóteses.

Meios de pagamento

Na área de eventos, ainda é prática comum receber pagamentos via transferência bancária. Esse tipo de cobrança pode acender dois alertas para as empresas:

1. lacuna de identificação de qual cliente efetuou determinado pagamento;
2. imprevisibilidade de geração de caixa.

Os dois problemas passam pela falta de processos centralizados e bem definidos, o que gera falta de controle. Com a plataforma financeira da iugu, a Ballroom migrou dos depósitos para outros meios de pagamento e, com isso, facilitou o processo de conciliação financeira.

Com a iugu, a Ballroom oferece pagamentos por:

• Boleto;
• Pix;
• Cartão de crédito;
• Link de pagamento.

Agora, a Ballroom identifica rapidamente o pagador, o valor da cobrança cai diretamente na subconta da casa de festas e a conciliação acontece de modo automático e isolado. Isto é, cada uma das unidades faz a gestão de seu fluxo de caixa usando as soluções da iugu.

Além disso, a cobrança por boleto permite a capacidade de gerar caixa: a equipe financeira da empresa de eventos sabe o montante que tem a receber em determinado período e pode fazer o provisionamento do fluxo de caixa.

O cartão de crédito também tem participação importante no aumento do TPV da Ballroom: a melhora na taxa de conversão de vendas, através do meio de pagamento, viabilizou o maior volume de pagamentos transacionados.

Para sair de uma taxa de 40% de conversão, em abril de 2023, e chegar em 93,5%, em janeiro de 2024, a Ballroom contou com o apoio de diferentes equipes da iugu. A equipe de atendimento especializada estudou a fundo a operação de cartão de crédito da Ballroom para identificar os possíveis ofensores.

Depois de uma análise detalhada e multidisciplinar, a iugu identificou os principais gaps na taxa de conversão e montou um plano de ação para potencializar os ganhos da Ballroom:

• mapeamento dos principais motivadores de recusas de pagamento;
• orientações dos especialistas da iugu para serem difundidas internamente na Ballroom, para que o volume de aprovações não só aumentasse, mas também se mantivesse em alto patamar;
• comunicação proativa com os responsáveis da cadeia sobre as especificidades da operação da Ballroom, a fim de evitar possíveis recusas indevidas dos valores transacionados;
• trabalho em conjunto com os times de Pagamentos e Prevenção à Fraude, da iugu, para entender oportunidades e melhores práticas exclusivas para a Ballroom.

O atendimento próximo do time de Sucesso do Cliente e as frentes técnicas da iugu, junto com a disposição da Ballroom em entender e aplicar as melhores práticas para este meio de pagamento, resultaram em um crescimento significativo para a empresa de eventos. Isso agregou no volume de pagamentos transacionados e estreitou ainda mais a parceria comercial entre os negócios.

Junto às vantagens que a diversidade no meios de pagamento traz, a Ballroom ressalta que as taxas competitivas são um diferencial: operando com margens maiores, o negócio se desenvolve ainda mais. Essa parceria e abertura para negociação foi construída desde o início do relacionamento entre as empresas.

Conciliação financeira automatizada

Relatórios e extratos detalhados são fundamentais para que decisões embasadas sejam tomadas e oportunidades de alavancas de receita sejam percebidas. Com todas as entradas e saídas concentradas na mesma plataforma e disponíveis de modo facilitado, a Ballroom automatizou a conciliação financeira e reduziu as ações manuais.

Trazendo o processo de cobranças para a iugu e efetuando pagamentos de contas de bem de consumo também pela plataforma, o acesso às informações financeiras atualizadas acontece de imediato: as movimentações constam no sistema em real time, facilitando a gestão tanto do time de Contas a Receber quanto de Contas a Pagar.

A conciliação automatizada de todos os meios de pagamento gera mais segurança para a Ballroom, principalmente para o time de Contas a Receber. Segundo o founder da empresa, essa é uma dor latente dos empresários: a insegurança na hora de conciliar todas as finanças, ainda mais em se tratando de uma rede que conta com diversas unidades, franqueados e sócios.

A lacuna foi resolvida com a tecnologia financeira da iugu: hoje, a contabilidade da Ballroom e o gerenciamento financeiro são extremamente precisos. Essa exatidão é muito importante para quem trabalha com transparência e passa por auditorias.

A automatização da conciliação evita erros no fechamento financeiro de cada período e ainda reduz o tempo de atividades operacionais, gerando ainda mais eficiência para a empresa.

O plano da Ballroom de expandir as vendas aliado à tecnologia robusta e personalizável da iugu só poderia gerar resultados expressivos: o crescimento de 133% no volume de pagamentos da empresa referência em eventos no Brasil.

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