Como estruturar uma gestão de cobrança automatizada?

Escrito em 18 de Julho de 2023 por Maria Carolina Rosa

Atualizado em 09 de Novembro de 2023

Em empresas de diferentes segmentos, o setor financeiro enfrenta inúmeras dores que podem impactar diretamente na saúde e na sustentabilidade do negócio. Entre elas, estão os processos manuais e burocráticos que, aos poucos, prejudicam o crescimento das companhias. 

Hoje, com diferentes softwares e plataformas de pagamento, implementar uma gestão de cobrança automatizada é mais simples do que parece, e pode trazer inúmeros benefícios no dia a dia. 

Entretanto, escolher a melhor plataforma para realizar a gestão de cobranças automatizada envolve diversos fatores, como diferentes formas de pagamento, agilidade, tecnologia e ferramentas para controle da inadimplência. Por isso, é fundamental que eles sejam levados em consideração pela equipe.

Ficou curioso e quer entender melhor o que é gestão de cobrança automatizada e como implementá-la na sua empresa sem burocracia? Continue a leitura a seguir e fique por dentro!

O que é a gestão de cobrança automatizada?

A gestão de cobrança é um método de gestão cujo objetivo é acompanhar e controlar a situação dos pagamentos dos clientes, desde o momento da venda até a quitação das dívidas.

Ainda hoje, é comum que esse processo seja realizado manualmente, o que envolve o uso de planilhas, envio de lembretes por telefone, além da necessidade de interação direta com o cliente para negociar pagamentos em atraso. 

No entanto, essa abordagem manual pode levar a inúmeras burocracias, como falhas humanas, falta de escalabilidade e uma experiência onerosa e desagradável para o cliente.

Uma cobrança automatizada, por sua vez, é feita a partir de softwares e plataformas específicas, permitindo que todas as tarefas do ciclo de cobrança sejam executadas de forma automática, rápida e precisa. 

O sistema de cobrança automatizada inclui, ainda, o envio de lembretes de pagamento e notificações via SMS ou e-mail para evitar que os clientes se esqueçam de suas obrigações financeiras, o que contribui para a redução da inadimplência. 

Quais são as consequências de uma gestão de cobrança manual?

Embora a tecnologia faça parte da vida de milhares de brasileiros há um bom tempo, alguns processos internos de empresas ainda são feitos manualmente. Isso pode acontecer por diversas razões, mas a verdade é que as tarefas manuais trazem consequências desastrosas para as companhias. 

A principal delas é o aumento da inadimplência, pois os processos manuais estão mais sujeitos a erros e atrasos no acompanhamento dos pagamentos. 

A falta de automatização também pode levar a uma experiência negativa para o cliente, uma vez que ele pode receber lembretes de pagamento em horários inoportunos ou ser cobrado por um valor incorreto.

 Uma gestão de cobrança manual também leva a perda de eficiência e produtividade da equipe financeira. Isso porque o trabalho manual demanda mais tempo e esforço, que poderiam ser empregado em atividades estratégicas. 

Além disso, a falta de automação dificulta a criação de relatórios e análises detalhadas sobre o desempenho financeiro da empresa, o que limita a visão geral dos gestores sobre a situação do negócio.

pagamento online

Por que fazer uma gestão de cobrança automatizada?

Como vimos no início do artigo, a automatização de cobranças é uma verdadeira aliada quando falamos sobre gestão de pagamentos e otimização da rotina financeira da empresa. 

Isso porque, além de contribuir para a agilidade e precisão do trabalho, ela reduz consideravelmente os índices de inadimplência dos clientes, que, no Brasil, já chega a um nível preocupante.

De acordo com um levantamento do Serasa Experian, realizado em maio de 2023, o país conta com 71,90 milhões de pessoas em situação de inadimplência. O crescimento foi de 463 mil novos inadimplentes em relação ao mês anterior.

Aos poucos, a inadimplência dos clientes começa a afetar a sobrevivência dos negócios. Ainda segundo o Serasa, apenas no primeiro trimestre de 2023, o número de solicitações de falência subiu 44% no Brasil, em comparação com o mesmo período de 2022. 

Dessa forma, fica claro que a automatização de cobranças é uma peça fundamental na engrenagem de uma empresa de sucesso, e oferece muitas outras vantagens competitivas, como: 

  • Aumento da eficiência: a cobrança automatizada permite que tarefas repetitivas e burocráticas sejam realizadas rapidamente, liberando a equipe financeira para se concentrar em atividades estratégicas e de maior valor agregado ao crescimento do negócio;
  • Melhoria na experiência do cliente: a automatização também é mais conveniente e menos propensa a erros, o que melhora a experiência do cliente e fortalece o relacionamento com a empresa;
  • Maior controle e visibilidade: com um sistema automatizado, é possível ter uma visão clara e detalhada dos dados financeiras da empresa, o que facilita a identificação de gargalos, pontos de melhoria, padrões e tendências;
  • Integração com outros sistemas: uma plataforma de gestão de cobrança automatizada pode ser integrada a outros sistemas de gestão financeira, otimizando o fluxo de informações e tornando todo o processo mais fluido.

4 dicas para estruturar uma gestão de cobrança automatizada na sua empresa

Sabemos que implementar uma gestão de cobrança automatizada envolve diversos fatores. Pensando nisso, separamos algumas dicas importantes para te ajudar a encontrar o melhor sistema de gestão de cobrança para a sua empresa. 

1. Integração com sistemas existentes

Na hora de escolher uma plataforma de cobranças, é fundamental analisar se ela pode ser facilmente integrada a outros sistemas utilizados na empresa, pois isso evita a duplicação de esforços e facilita a troca de informações entre os sistemas.

2. Personalização e envio automático de comunicações

Uma gestão de cobrança automatizada deve oferecer recursos que auxiliem na redução de inadimplência dos clientes, como, por exemplo, a régua de cobrança via SMS e e-mail. 

Além disso, oferecer recursos de personalização de lembretes e notificações de pagamento de acordo com o perfil de cada cliente pode tornar a comunicação mais amigável e eficiente.

3. Múltiplos meios de pagamento online 

O sistema de gestão de cobrança automatizada ideal deve oferecer múltiplos meios de pagamento online

Isso porque, ao encontrarem opções que se adéquam às suas necessidades e perfis, os clientes da sua empresa têm mais chances quitarem suas dívidas. 

Por isso, a plataforma de cobranças online escolhida deve oferecer pagamento via cartão de crédito, boleto bancário, Pix e até carnê. 

boleto automatico

4. Tecnologia robusta e segurança

Existem várias opções de softwares no mercado. Contudo, é preciso escolher a solução que mais atende às necessidades específicas da sua empresa, garantindo que ela seja capaz de lidar com o volume de cobranças e ofereça os recursos necessários. 

Nesse sentido, contar com uma tecnologia robusta, que dê conta dos picos de transação e ainda mantenha a segurança dos dados financeiros dos clientes, fazem toda a diferença na saúde do negócio. 

Na iugu, além de uma API robusta e inúmeras certificações de segurança, você conta com uma plataforma completa para realizar toda a gestão de cobranças da sua empresa de forma automatizada e sem dor de cabeça. 

Conte com a expertise e tecnologia de ponta da melhor plataforma de gestão de cobranças e pagamentos do mercado e escolha o plano certo para potencializar sua empresa.

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