3 dicas para melhorar a gestão de despesas corporativas

Escrito em 22 de Agosto de 2022 por Redação iugu

Atualizado em 24 de Agosto de 2023

Não há cenário pior para um gestor financeiro do que a falta de controle na gestão de despesas corporativas. Nesse cenário, todos os departamentos efetuam gastos como bem entendem, sem um orçamento definido e sem supervisão direta da área financeira.

Ter uma estrutura descentralizada de despesas não é algo ruim. Na verdade, é o ideal. O problema está no "sem controle".

Isso vai ao limite quando a empresa passa por um momento ruim e é preciso reduzir custos e excessos. O modo centralizador do departamento financeiro entra em cena e os processos ficam engessados - para qualquer gasto, é preciso abrir um pedido com o líder da área, que então valida o gasto com o financeiro.

Mas como fazer uma gestão de despesas corporativas de uma forma descentralizada e que ao mesmo tempo dê flexibilidade para as áreas e controle para o financeiro?

Neste artigo, nós listamos 3 dicas que podem ser implementadas na sua empresa e que vão ajudar o seu time financeiro a ser mais ágil.

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1. Tenha os processos mapeados e estruturados

Nesta primeira dica, comece pelo básico e busque melhorias ao longo do tempo. Entenda como a empresa gasta e onde estão os gargalos. Uma dica é começar pelo extrato bancário e as faturas de cartão de crédito.

Se as despesas ainda não estão separadas ou categorizadas por centro de custo, é um bom momento para começar.

Converse com o líder de cada área para entender onde os fluxos podem ser melhorados e como o departamento financeiro pode ajudar. Lembre-se sempre: o time financeiro deve ser visto como o melhor amigo de cada área, e não um “vilão”.

Defina um orçamento

Se a empresa ainda não conta com um orçamento, é também uma excelente oportunidade para ter um. Conscientize os sócios e diretores que esse tipo de planejamento é importante para que todos possam ter visibilidade do negócio.

Entenda também como os gastos no cartão corporativo são feitos e se existem despesas invisíveis ou mesmo duplicadas. Muitas vezes, o cartão de crédito é um verdadeiro buraco negro.

Faça um documento com os gargalos mapeados e os fluxos sugeridos e apresente aos gestores da empresa e busque o engajamento de todos. Depois, procure executar tudo o que foi levantado e discutido.

2. Use cartões corporativos com limite de gastos

A segunda dica é usar cartões corporativos da forma certa. Ou seja: o cartão deve ser uma ferramenta que permita flexibilidade para a empresa como um todo e controle por parte do financeiro. 

Sabe aquele cartão que é usado por toda a empresa e ninguém sabe mais de quem são os gastos? Esqueça.

Use cartões empresariais que ofereçam funcionalidades como limite mensal de gastos e múltiplos cartões virtuais, que podem ser nomeados e permitem uma separação dos gastos por centro de custos ou áreas. 

Um bom exemplo é ter um cartão para gastos com tráfego pago e outro para o pagamento de softwares que cobram mensalidades. Se algo acontecer, é possível bloquear imediatamente um cartão ou mesmo cancelar e criar outro.

Os grandes benefícios de usar cartões são ter controle do orçamento, visibilidade dos gastos e permitir descentralização e maior agilidade. Em outras palavras, o financeiro deixa de ser um gargalo para ser um parceiro dos departamentos.

3. Conte com uma política de gastos

Agora que você tem todos os processos mapeados e estruturados, e os orçamentos por área, chegou a hora de transformar isso em uma política de gastos e despesas. Esta política é um documento que estipula regras de como o dinheiro pode ser gasto.

Ter um conjunto de regras vai ajudar sua empresa a gastar com qualidade e evitar desperdícios e também deixar claro para todas as áreas que tipo de gasto pode ou não ser reembolsado, por exemplo.

Alguns exemplos:

  • Se a sua empresa possui funcionários que precisam constantemente viajar, defina o valor diário com alimentação e outras despesas (locomoção, lavanderia etc.) - e como esses valores serão pagos (através de um cartão pré-pago, de forma antecipada ou depósito em conta após o retorno);

  • Se os colaboradores usam carro próprio para deslocamento em trabalho, deve ser estipulado um valor por quilômetro rodado e outros custos como estacionamento e eventuais reparos;

  • Em empresas de tecnologia, é comum o time de desenvolvimento de produto precisar constantemente contratar softwares - é possível definir um orçamento mensal e quem pode contratar.

Com essas dicas você irá melhorar a gestão de despesas da sua empresa e ainda deixar os processos mais organizados! 

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